TIETOSUOJASELOSTE POTILASTYÖ
Rekisterinpitäjä
Tasavahvat Oy
Viertotie 9
01390 Vantaa
040 525 1911
Rekisterin pitäjä on Tasavahvat Oy. Henkilötietojen käsittelijöinä toimivat Tasavahvat Oy:n potilastietojärjestelmästä vastaava henkilö sekä Tasavahvat Oy:n työntekijät.
Rekisterin vastuuhenkilö ja tietosuojavastaava
Anne Ikonen
Viertotie 9
01390 Vantaa
041 5363 655
anne@tasavahvat.fi
Potilasrekisterin käyttötarkoitus ja potilastietojen käsittelyn peruste
Potilastietojen käsittely perustuu lakiin tai asiakkaan suostumukseen.
Potilasrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään potilaan hoidossa sekä muihin lain ja suostumusten mukaisiin käyttötarkoituksiin. Potilasasiakirjojen tehtävänä on palvella potilaan hoidon suunnittelua ja toteutusta sekä taata hoidon jatkuvuus.
Potilasrekisterin tietosisältö
Potilaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköposti, kotiosoite), asiakasnumero sekä laskutustiedot.
Potilasrekisteriin voi tarvittaessa kuulua myös potilaan nimeämä lähiomainen.
Täysi-ikäiselle potilaalle määrätyn laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot.
Alaikäisen potilaan huoltajien tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot.
Potilaan hoidon järjestämisen kannalta tarpeelliset tiedot, kuten tutkimuksessa ja hoidossa syntyvät terveystiedot sekä tarpeelliset esitiedot.
Potilaan hoidon kannalta tarpeellisia tietoja ovat käynnin aika ja paikka, peruutukset, hoitavan terveydenhuollon ammattilaisen nimi, potilastiedot, hoitosuunnitelma, käyntikirjaukset, mahdolliset lausunnot ja hoitoon liittyvät viranomaispäätökset tai maksusitoumuksen tiedot, mahdolliset vakuutuksiin liittyvät tiedot, muut hoidon kannalta tarpeelliset tiedot.
Mahdolliset tietojen luovutuksia koskevat tiedot ja luovutusten perusteet.
Säännönmukaiset tietolähteet
Säännönmukaisia tietolähteitä ovat potilaan tapaamisista kertyvä materiaali, eli rekisterinpitäjän omasta toiminnasta saadut tiedot. Potilas voi myös itse luovuttaa omia tietojaan. Lisäksi tietolähteet, joita ovat potilaan huoltaja, potilaan laillinen edustaja, lähiomainen, hoitohenkilökunta, terveydenhuollon ammattihenkilöt, Kela ja vakuutusyhtiöt.
Tietoja voidaan saada asiakkaan suostumuksella muilta rekisterin pitäjiltä, kuten muilta terveydenhuollon toimintayksiköiltä, lähetteen, viranomaispäätöksen tai vakuutuksen tietojen kautta.
Säilytysaika
Potilasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa sääntelyä potilastietojen säilytysajoista.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Potilastiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja saavat käsitellä̈ vain hoidon ja palvelun toteutukseen tai asian käsittelyyn osallistuvat henkilöt. Potilastietoja käsittelevillä on vaitiolovelvollisuus.
Potilaan suostumuksella tietoja voidaan luovuttaa potilaan yksilöimälle taholle, kuten terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle tai Kelan Reseptikeskukseen.
Tietoja voidaan luovuttaa myös voimassa olevan lainsäädännön nojalla terveydenhuollon viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada terveystietoja viranomaistehtävän suorittamiseksi. Tällaisia viranomaisia ovat esimerkiksi Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL, lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea sekä Kansaneläkelaitos Kela. Potilaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen perusteella voidaan luovuttaa tietoja vakuutusyhtiölle.
Potilaan suullisella tai kirjallisella suostumuksella voidaan luovuttaa tietoja potilaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle, potilaan huoltajalle, muulle lailliselle edustajalle tai potilaan lähiomaiselle, jos potilas on antanut tähän suostumuksensa.
Jos alaikäinen potilas ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään hoidostaan, hänellä on kuitenkin oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antaminen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen.
Potilastietojen sijainti ja siirrot
Potilasrekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Rekisteri ja rekisterinpitäjän järjestelmä sijaitsee Suomessa. Tietoja voidaan luovuttaa Suomen, EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tilanteissa, joissa on asiakkaan lupa tai asiakkaan elintärkeä hoito välttämättä niin edellyttää.
Potilastietojen käyttö ja potilasrekisterin suojauksen periaatteet
Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta potilasta hoitavat tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Rekisterinpitäjän ylin johto antaa käyttöoikeudet työntekijöille ja potilasrekisteritietoihin siinä laajuudessa, kuin työtehtävien hoito niin edellyttää.
Manuaalinen aineisto pidetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa. Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on pääsy vain siihen oikeutetuilla henkilöillä. Sähköiset tietokannat ovat palomuurein ja salasanoin suojattuja. Potilastietoja ei talleteta työasemille. Potilastietojen käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla.
Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaista automaattista päätöksentekoa, mukaan lukien profilointi, ei tehdä.
Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamisesta tai käsittelyn rajoittamista
Rekisterinpitäjän velvollisuus on korjata henkilörekisteriin sisältyvät virheelliset tiedot sekä oma-aloitteisesti, että rekisteröidyn pyynnöstä.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Tasavahvat Oy:n vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
Korjauspyyntö ja käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Potilaan henkilöllisyys varmennetaan luotettavalla tavalla, viranomaisen hyväksymällä kuvallisella henkilötodistuksella. Korjauksen ja mahdolliset toimenpiteet käsittelyn rajoittamiseksi tekee henkilö, jolla on potilasrekisteritietojen korjauksen tekoon erityinen oikeus.
Yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan 1 kohdan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat henkilötiedot, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin. Terveydenhuoltolaki edellyttää kuitenkin potilasasiakirjojen säilyttämistä 12 vuotta henkilön kuoleman jälkeen tai 120 vuotta hänen syntymästään laskien, jos kuolinvuosi ei ole tiedossa. Täten pyyntöä potilasasiakirjojen poistamisesta ei ole mahdollista hyväksyä.
Muutokset tietosuojakäytäntöön
Tasavahvat Oy seuraa säännöllisesti tietosuojakäytäntöään, suorittaa päivitykset ja sijoittaa ajantasaisen tietosuojaselosteen verkkosivuilleen www.tasavahvat.fi.